FAQ - Forschung und Entwicklung

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A

Abrechnung
Wie werden FuE-Projekte abgerechnet?
FuE-Projekte, die über Drittmittel finanziert sind, werden über die Projekteverwaltung (Frau Finkel) an die Stiftungsverwaltung zur Verbuchung weitergeleitet.
FuE-Projekte, die teilweise auch aus hochschuleigenen Haushaltsmittel finanziert sind, werden anteilig über die Haushalts-Abrechnungsstelle verbucht und an die Stiftungsverwaltung weitergeleitet.

Anschub- und Anschlussfinanzierung
Ist eine Anschub- bzw. Anschlussfinanzierung möglich?
Dem Haushalt der KSFH steht kein ausgewiesener Etat für Hochschulforschung zur Verfügung. Eine Anschub- bzw. Anschlussfinanzierung aus Haushaltsmitteln der KSFH ist daher nicht möglich. In Ausnahmefällen können auf Antrag an die IF-Leitung Projektrestmittel als Anschlussfinanzierung verwendet werden.

Ansprechpartner
Wer sind die Ansprechpartner in Fragen FuE an der KSFH?

Als Ansprechpartner stehen zur Verfügung:

  • Allgemeine, grundsätzliche Fragen zu F&E: die IF-Direktion (Prof. Lemaire und Prof. Uzarewicz) und das Forschungsmanagement
  • Inhaltliche und strukturelle Fragen: das Forschungsmanagement
  • Organisatorische und abrechnungstechnische Fragen: das Forschungsmanagement und die Projekteverwaltung (Frau Finkel)
  • Vertragsrechtliche und juristische Fragen: das Forschungsmanagement und die Assistenz der Verwaltungsdirektion

Antrags-bzw. Angebotserstellung
Was ist bei einer Antrags- bzw. Angebotserstellung für FuE-Projekte zu beachten?
Die Formulierung eines Projektangebots/eines Projektantrags erfolgt über die jeweilige Projektleitung des Projektvorhabens, die i.d.R. ein/e hauptamtliche/r Professor/in der KSFH übernimmt. Die Kostenplanung für das Projektvorhaben erfolgt in enger Abstimmung zwischen Projektleitung und Forschungsmanagement. Für die fristgerechte Abgabe des Angebots ist die Projektleitung verantwortlich, für die interne Weiterleitung (Stiftungsverwaltung, VD, IF-Direktion) das Forschungsmanagement. Für die internen Abstimmungsprozesse sind zusätzlich zum Antrag/Angebot auszufüllen:
Interne Orientierungsliste
Steuerfragebogen

Wer unterstützt bei der Antragstellung?
Unterstützung bietet das Forschungsmanagement

Arbeitsverträge
Welche Arbeitsverträge sind im Rahmen von FuE-Projekten möglich?

  • Befristete Angestelltenverträge (wissenschaftliche Mitarbeiter/innen): Die Verträge werden befristet für die Dauer der Projektlaufzeit ausgestellt.
  • Studentenverträge: werden je nach Kostenplan im Rahmen der Projektmitarbeit ausgestellt
  • Werkverträge

Auftragsforschung
Was ist unter dem Begriff Auftragsforschung zu verstehen?

Sofern FuE-Projekte einem klar definierten Auftrag unterliegen und mit Drittmitteln finanziert werden, die nicht von staatlichen Stellen zur Verfügung gestellt werden, spricht man auch von Auftragsforschung. Voraussetzung dafür ist außerdem, dass eine vertragliche Vereinbarung geschlossen wird, bei der die Nutzungs- und Verwertungsrechte uneingeschränkt an den Auftraggeber übergehen.

C

Controlling
Wer ist für das Projektcontrolling zuständig?
Für die plangemäße Verwendung der Drittmittel ist die jeweilige Projektleitung verantwortlich. Jedes Projekt erhält durch die Stiftungsverwaltung ein eigenes Projektbuchungskonto. Die jeweilige Projektleitung ist aufgefordert, bei der Abrechnungsstelle (Herr Lechner) regelmäßig einen aktuellen Buchungsauszug anzufordern, um die planmäßige Verwendung der Mittel zu überprüfen. Für die plangemäße Verbuchung der Projektmittel ist die Stiftungsverwaltung verantwortlich. Die Abrechnungsstelle ist für den fristgerechten Mittelabruf und die Abrechnung und Weiterleitung von Projektrechnungen zuständig. Das Forschungsmanagement koordiniert die verschiedenen Abläufe.

D

Deputatsermäßigung
Gibt es eine Deputatsermäßigung für die Leitung von FuE-Projekten?
Für die Übernahme einer Projektleitung in einem FuE-Projekt kann ein/e hauptamtliche/r Professor/in zwischen 2 und max. 4 SWS Deputatsermäßigung pro Semester beim zuständigen Dekanat beantragen, sofern eine ausreichend hohe Projektleiterpauschale im Kostenplan veranschlagt wurde. Aus den Mitteln der Projektleiterpauschale werden die Kosten für die Lehrvertretung beglichen.
Formular Deputatsermäßigung
 
Dienstreisen
Was ist bei der Beantragung und Genehmigung von Projekt-Dienstreisen zu beachten?
Für Dienstreisen im Rahmen von FuE-Projekten gelten die allgemeinen Bestimmungen der KSFH. Dienstreisen von wissenschaftlichen und studentischen Mitarbeiter/innen werden von der Projektleitung genehmigt. Dienstreisen der Projektleitung werden von der IF-Direktion genehmigt. In Benediktbeuern unterzeichnet in Delegation das Forschungsmanagement.

Drittmittel
Was ist unter Drittmittelprojekte zu verstehen?
Alle FuE-Projekte, deren Finanzierung nicht aus Haushaltsmitteln der KSFH erfolgt, sind Drittmittelprojekte. Im Hochschulrahmengesetz wurde dazu im §25 (1) festgehalten, dass auch Forschungsaktivitäten, die aus Mitteln Dritter finanziert werden, zu den dienstlichen Aufgaben forschender Hochschulmittglieder gehören und damit die Drittmittelforschung der Forschung aus Hochschulmittel gleichzusetzen ist.

Drittmittelvertrag
Wie wird ein Drittmittelvertrag abgeschlossen?
Für Drittmittelprojekte, die nicht mittels eines Bewilligungs- bzw. Zuwendungsbescheid schriftlich genehmigt werden, muss vor Beginn eines jeden FuE-Projektes ein Drittmittelvertrag mit dem Auftraggeber geschlossen werden. Das Forschungsmanagement der KSFH unterstützt die Projektleitung bei den Abstimmungsprozessen mit dem Auftraggeber und der Vertragsgestaltung. Jeder Drittmittelvertrag muss in 4facher Ausfertigung vorliegen. Unterschriftsberechtigt von Seiten der KSFH ist ausschließlich der Präsident.
Vertragsformular

E

Erste Schritte
Welche ersten Schritte sind bei Beginn eines FuE-Projekts zu beachten?
I.d.R. ist der Zeitraum zwischen Antrags- bzw. Angebotserstellung, Projektbewilligung bzw. dem Unterzeichnen eines Drittmittelvertrages und dem Projektbeginn sehr kurz, weshalb bereits im Vorfeld unter dem Vorbehalt der Mittelbewilligung Bewerbungsgespräche geführt und  intern der Bedarf an Büroräumen und Ausstattung geklärt werden sollte. Sobald ein Projekt bewilligt bzw. der Drittmittelvertrag vorliegt, können in einem ersten Schritt die Verträge mit den wissenschaftlichen und studentischen Mitarbeiter/innen geschlossen werden. Besonders in den ersten Wochen ist es Aufgabe der Projektleitung und des Forschungsmanagements, neue Projektmitarbeiter/innen in die internen organisatorischen Abläufe einzuweisen und über hochschulinterne Zuständigkeiten zu informieren. Darüber hinaus ist es Aufgabe der Projektleitung, zu Projektbeginn eine Projektstruktur zur entwickeln und zu etablieren, die den Projektmitarbeiter/innen Orientierung und Klarheit über ihre Verantwortungsbereiche und Zuständigkeiten bieten.

F

Forschung an der KSFH
Wie ist die Forschung an der KSFH strukturell verankert?
Der Bereich Forschung und Entwicklung ist strukturell am Institut für Fort- und Weiterbildung, Forschung und Entwicklung verankert. Alle Drittmittelprojekte der KSFH werden damit an das IF angebunden.

Forschungsbeauftragung
Was sind die Aufgaben der/des  Forschungsbeauftragten an der KSFH?
Beschreibung Forschungsbeauftragung

Forschungsfonds
Aus welchen Geldern setzt sich der Forschungsfonds zusammen und wie wird er verwendet?
Bei jedem FuE-Projekt der KSFH, das über Drittmittel finanziert wird, werden 10% der Nettogesamtsumme auf den Forschungsfonds der KSFH verbucht.  Der Forschungsfonds dient dem Aufbau der Forschungsinfrastruktur der KSFH, zu der auch die personellen Ressourcen für die Verwaltung von Forschungsprojekten zählen.  Über die Verwendung von Geldern des Forschungsfonds entscheidet die IF-Direktion.

Forschungshonorar
Was ist unter einem Forschungshonorar zu verstehen?
Alternativ zu einer Deputatsermäßigung kann die Projektleitung auch ein Forschungshonorar für ihre Projektarbeit in Rechnung stellen. Voraussetzung dafür ist, dass die Summe des Forschungshonorars im Projektkostenplan ausgewiesen wurde und der Auftraggeber schriftlich bestätigt, dass er über die Höhe des Honorars informiert ist und dem zustimmt. Die Projektleitung erhält das Forschungshonorar nach Rechnungsstellung.
Formular Rechnung Forschungshonorar

Forschungsmanagement
Was sind die Aufgaben des Forschungsmanagements an der KSFH?
Stellenbeschreibung Forschungsmanagement

I

IF
Wie ist das IF strukturell an der KSFH verankert?
Organigramm IF
Homepage IF

Welche Bereiche zählen zum IF?
Zum IF zählen die Bereiche Fort- und Weiterbildung, Weiterbildungsmasterstudiengänge und Forschung und Entwicklung

K

Kostenplanung
Welche Kosten müssen bei der Kalkulation von FuE-Projekten berücksichtigt werden?
Die Kostenplanung für FuE-Projekte gliedert sich in Personalkosten, Sachkosten und Verwaltungspauschale. Zu den Personalkosten zählen z. B. Kosten für wissenschaftliche oder studentische Mitarbeit und die Projektleiterpauschale. Forschungshonorare und Werkaufträge werden i.d.R. den Sachkosten zugerechnet. Zu ihnen zählen auch Kosten für Bürobedarf, Literatur, Reisekosten, empirische Forschungskosten etc. Die Verwaltungspauschale beträgt 10% und wird dem Forschungsfonds der KSFH zugeführt. Das Forschungsmanagement unterstützt bei der Kostenplanung.

Kompetenzzentrum
Mit der Einrichtung eines Kompetenzzentrums verfolgt die KSFH das Ziel, die vorhandenen Forschungs- und Lehrexpertisen eines bestimmten Themengebietes zu bündeln, gemeinsam zu forschen und Inhalte weiterzuentwickeln. Die intensive Zusammenarbeit in einem interdisziplinären wissenschaftlichen Team ermöglicht Forschung auf hohem Niveau.
Kriterien für die Entscheidung zur Etablierung eines Kompetenzzentrums

L

Laufzeit
Was ist bei einer Verlängerung der Projektlaufzeit zu beachten?
Wird ein Projekt verlängert, ist eine ergänzende Vereinbarung mit dem Auftraggeber notwendig, worin insbesondere die Kosten für die zusätzliche Vertragslaufzeit geregelt werden. Kostenneutrale Projektverlängerungen sind nur möglich, wenn noch ausreichend Projektmittel zur Verfügung stehen. Ist eine kostenneutrale Laufzeitverlängerung geplant, reicht i.d.R. die schriftliche Bewilligung durch den Auftraggeber. Das Forschungsmanagement und die Stiftungsverwaltung müssen rechtzeitig über die geplante Verlängerung durch die Projektleitung informiert werden.

Lizenzen
Für die Erhebung und Auswertung empirischer Daten werden von den einzelen Projekten häufig Softwareprogramme benötigt, die eine Lizenz erforderlich machen. Mit Ausnahme von SPSS, das zum Standardprogramm des Lehrbetriebs an der KSFH zählt, empfiehlt es sich dringend, den Bedarf bereits bei der Projektplanung gegenüber der EDV-Abteilung oder dem Forschungsmanagement zu thematisieren, damit ggf. bei der Kostenplanung Mittel für Lizenzen eingerechnet werden können.

M

Mittelanforderung
Wie funktioniert die Mittelanforderung der Drittmittel?
Auf der Grundlage der vertraglich vereinbarten Ratenzahlungen  übernimmt die Abrechnungsstelle Drittmittel (Herr Lechner) die regelmäßigen Mittelabrufe. Veränderungen der Projektlaufzeit bzw. Bearbeitungsverzögerungen, die mit den einzelnen Ratenzahlungen verbunden sind, müssen daher rechtzeitig durch die Projektleitung gegenüber dem  Forschungsmanagement kommuniziert werden.

O

Organigramm IF
Das Organigramm des IF steht als download zur Verfügung.
Organigramm IF

P

Projektbuchungsnummer
Jedes Projekt erhält bereits während der Projektbeantragung eine Buchungsnummer zur Kontierung. Diese Nummer sollte auf allen Abrechnungen erscheinen, um eine eindeutige Zuordnung und Verbuchung verwendeter Mitteln zu ermöglichen. Die Buchungsnummern vergibt das Forschungsmanagement.

Projektabschluss
Der Abschluss eines Projekts wird i.d.R. mit der Fertigstellung eines Abschlussberichtes  am Ende der Laufzeit dokumentiert. Sobald alle Arbeiten im Projekt erledigt wurden, ist es Aufgabe des Projektleiters, den operativen Projektabschluss mit Hilfe des Abschluss-Fragebogens zu bestätigen. Der rechnungstechnische Abschluss wird ca. 6 Monate später durch das Forschungsmanagement in Rücksprache mit der Projektleitung bestätigt. Bis dahin müssen sämtliche Abrechnungen erfolgt sein. Sollten Restmittel vorhanden sein, werden diese dem Forschungsfonds zugeführt oder ggf. an den Drittmittelgeber zurückerstattet.
Abschluss-Fragebogen

Projektleiterpauschale

Für die professorale Leitung von Forschungsprojekten wird im Kostenplan i.d.R. eine Projektleiterpauschale berechnet, die sich je nach Höhe und Umfang an dem zu erwartenden  Leitungsaufwand orientiert. Die Projektleitungspauschale dient u.a. dazu, Lehraufträge als Ausgleich für beantragte Deputatsermäßigung während der Projektlaufzeit zu vergeben.

Projektleitung und Projektmanagement
Wer übernimmt die Projektleitung von FuE-Projekten?
Die Projektleitung von FuE-Projekten übernimmt an der KSFH i.d.R. immer ein/e hauptamtliche/r Professor/in. Der Projektleitung obliegt die Gesamtverantwortung für die Umsetzung und Bearbeitung der vertraglich geregelten Forschungsaufträge. Sie kann jedoch wesentliche Aufgaben des Projektmanagements an einen wissenschaftlichen Mitarbeiter des Projekts delegieren.

R

Rechnungen
Gibt es ein Rechnungsformular zur Abrechnung von Leistungen in FuE-Projekten?
Das  Rechnungsformular dient Werkvertragsnehmern zur Abrechnung ihrer Leistungen im Rahmen der Projektarbeit. Die Rechnungen müssen analog den vertraglich vereinbarten Ratenzahlungen gestellt werden. Das Rechnungsformular darf nicht auf dem Briefbogen der KSFH/des IF gedruckt werden.
Rechnungsformular

Was ist bei der Rechnungsstellung und Rechnungsabnahme zu beachten?
Rechnungen im Rahmen einer (Dienst-) Leistungserbringung können nur auf der Grundlage einer vertraglichen Vereinbarung (z.B. Werkvertrag) oder eines vorab genehmigten Kostenvoranschlags berücksichtigt  werden. Für die Anschaffung technischer Ausstattung ist die EDV als Ansprechpartner einzubeziehen.
Es können nur Rechnungen gestellt werden, wenn die Kosten hierfür entsprechend im Projektkostenplan berücksichtigt wurden. Abweichungen erfordern eine schriftlichen Stellungnahme durch  die Projektleitung.
Jede Rechnung muss von der Projektleitung und der VD unterzeichnet sein, bevor sie über die Abrechnungsstelle (Herr Lechner) an die Stiftungsverwaltung zur Verbuchung und Auszahlung weitergeleitet wird. Auf die projektbezogene Kontierung auf der jeweiligen Rechnung ist zu achten.

Reisekosten
Was ist bei der Abrechnung von Reisekosten zu beachten?
Reisekosten können nur genehmigt werden, wenn sie in ausreichendem Maße im Projektkostenplan berücksichtigt wurden. Abweichungen erfordern einer schriftlichen Stellungnahme durch die Projektleitung. Die Abrechnung der Reisekosten erfolgt über das KSFH-interne Dienstreisekostenformular.
Formular Dienstreisen

S

Stellenausschreibungen
Müssen Projektstellen ausgeschrieben werden?
Neu geschaffene Projektstellen sollten grundsätzlich auf der Homepage der KSFH ausgeschrieben werden. Die Ausschreibung wird über das Forschungsmanagement an die VD weitergeleitet und von dieser nach Prüfung veranlasst.

Steuer
Welche  FuE-Projekte sind MwSt.-pflichtig?
Handelt es sich bei einem Projektvorhaben um eine vertraglich geregelte Auftragsforschung, bei der zusätzlich die Nutzungs- und Veröffentlichungsrechte an den Auftraggeber übertragen werden, ist das Projekt MwSt.-pflichtig. Projekte, die nicht eindeutig diesen Kriterien entsprechen, müssen vorab durch die Stiftung auf eine evtl. Steuerpflichtigkeit überprüft werden. Zur Prüfung dient ein Steuerfragebogen, der rechtzeitig vor Vertragsabschluss des Projektvorhabens unterschrieben und der Stiftungsverwaltung zur Prüfung vorgelegt werden muss.
Formular Steuerfragebogen

Studentische Mitarbeiter
Was ist bei der Beschäftigung von Stud. Mitarbeitern zu berücksichtigen?
Im Rahmen der Projektbearbeitung wird grundsätzlich auch eine studentische Mitarbeit mit eingeplant. Damit erhalten interessierte Studierende die Möglichkeit, bereits während ihres Studiums die Arbeit in der Forschung kennenzulernen. Stud. Mitarbeiter können in FuE-Projekten entweder im Rahmen eines Studentenvertrags  oder eines Werkvertrags beschäftigt werden. Der Stundensatz im Rahmen eines Studentenvertrags beträgt derzeit 9.- € brutto. Im Projektkostenplan wird dieser Stundensatz incl. aller AG-Anteile mit 15.-€ kalkuliert. Im Rahmen von Werkverträgen wird eine Pauschalvergütung vereinbart.
Studierende, die in Projekten mitarbeiten, haben ggf. auch die Möglichkeit, in Anlehnung an das Projekt ihre Bachelor- oder Masterarbeiten zu schreiben. Die Qualifikationsarbeit kann dabei eine Themenverwandtheit mit dem Projekt aufweisen, darf  allerdings nicht mit den Forschungsfragen im Projekt  übereinstimmen. 

Stundensätze
Welche Stundensätze können bei Projektkalkulationen berechnet werden?
Die Stundensätze für Projektleiterpauschalen, Forschungshonorare und studentische Mitarbeiter/-innen können beim Forschungsmanagement erfragt werden. Bei Werkverträgen dürfen keine Stundensätze zu Grunde gelegt werden!

U

Urlaubsregelung
Wer genehmigt den Urlaub von wissenschaftlichen Mitarbeitern?
Urlaubsanträge von wissenschaftlichen Mitarbeitern werden durch die Projektleitung und die VD genehmigt. Jede/r wissenschaftliche Mitarbeiter/in muss eine Urlaubskarte führen.

V

Veröffentlichung
Welche Möglichkeiten der Veröffentlichung von Projektergebnissen gibt es?
Die Form der Veröffentlichung von Forschungsergebnissen muss bei der Drittmittelforschung vorab mit dem Auftraggeber vertraglich vereinbart werden. Die Kosten für die Veröffentlichung müssen im Projektkostenplan mit berücksichtigt werden. Grundsätzlich können  Projektberichte mit Zustimmung des Auftraggebers auf der homepage der KSFH, Bereich Forschung, veröffentlicht werden.

Verträge
Welche Verträge müssen bei  FuE-Projekten berücksichtigt werden?
Folgende Verträge sind im Rahmen von FuE-Projekten zu beachten:

W

Werkaufträge
Was ist bei der Vergabe von Werkaufträgen zu beachten?
Alternativ oder ergänzend zur Anstellung wissenschaftlicher Mitarbeiter können bei FuE-Projekten auch Werkaufträge vergeben werden, sofern sie im Projektkostenplan berücksichtigt wurden bzw. der Auftraggeber der Beauftragung „Dritter“ vertraglich zugestimmt. Eine detaillierte Leistungsbeschreibung zur Erbringung des  Werkes muss schriftlich im Rahmen eines Werkvertrages vereinbart werden. Der Werkauftragsnehmer erhält für die Erbringung seiner Leistung eine pauschale Festvergütung, die sämtliche Nebenkosten und evtl. steuerliche Abgaben enthält. Der pauschalen Festvergütung liegen keine Stundensätze zugrunde. Stundennachweise bzw. eine Abrechnung nach Stundensätzen entfallen!
Es wird dringend angeraten, umfangreichere Werkaufträge zu splitten und stattdessen kleinere modulare Aufträge zu vergeben, die eine kontinuierlichere Überprüfung und Abnahme der Werke ermöglichen!
Umfangreichere Werkaufträge sollten frühzeitig auf der KSFH-Homepage ausgeschrieben werden.
Unterstützung bei der Formulierung und Berechnung von Werkaufträgen bietet das Forschungsmanagement.

Werkverträge
Was ist beim Abschluss von Werkverträgen zu beachten?
Werkverträge können nur dann geschlossen werden, wenn die Kosten hierfür im Projektkostenplan ausgewiesen sind und die dafür benötigten Drittmittel vom Auftraggeber des FuE-Projekts genehmigt wurden.  Unterstützung bei der Erstellung eines Werkvertrags bietet das Forschungsmanagement. Jeder Werkvertrag muss in 4facher Ausfertigung dem Präsidenten zur Unterschrift vorgelegt werden.
Formular Werkvertrag

Wissenschaftliche Mitarbeiter in FuE-Projekten

Wie sind wissenschaftliche Mitarbeiter strukturell an der KSFH verankert?
Wissenschaftliche Mitarbeiter in FuE-Projekten sind strukturell beim IF angegliedert. Die Weisungsbefugnis obliegt in Delegation der Projektleitung. Die Dienstaufsicht liegt bei der Verwaltungsdirektion. Das Angestelltenverhältnis wird auf die Dauer der Projektlaufzeit befristet. Die Eingruppierung von wissenschaftlichen Mitarbeitern erfolgt in TV-L, Entgeltgruppe 11.

Z

Zeiterfassung
Wie wird die Arbeitszeit von wissenschaftlichen Mitarbeitern und studentischen Mitarbeitern erfasst?
Wissenschaftliche und studentische Mitarbeiter in FuE-Projekten sind von der automatischen Zeiterfassung über bedatime ausgenommen. Die Arbeitszeit wird von den Mitarbeitern mit Hilfe eines Zeiterfassungsformulars dokumentiert. Die Projektleitung erhält regelmäßig und unaufgefordert zum Monatsende die Übersicht über die geleistet Arbeitszeit incl. dem aktuellen Ist-Stand hinsichtlich Über-/bzw. Unterstunden ausgehändigt.
Formular Arbeitszeitnachweis wissenschaftliche Mitarbeiter
Formular Arbeitszeitnachweis studentische Mitarbeiter